Manuel utilisateur WFS
Fmu01v01
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1 Généralités

       WFS est une application Java de type client serveur destinée à partager des
       documents entre différents groupes d'utilisateurs.

       L'originalité de WFS réside dans l'utilisation d'une application cliente écrite en
       Java (assurant une parfaite portabilité entre différents systèmes d'exploitation),  d'une
       base de données et d'un serveur web.

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2 Présentation générale

      WFS permet le partages de documents de tout types entre utilisateurs. Les
       informations concernant les documents (nom,déscriptions, mots clés,...) sont
       archivées dans une base de données , les documents sont transférés en utilisant
       le protocole HTTP par l'intermédiaire d'une servlet et archivés sur un serveur.

       WFS utilise la notion d'espaces de travail pouvant être privés
       (accessibles uniquement au propriétaire de l'espace de travail), partagés (avec un groupe
       d'utilisateurs), étendus (partagés avec plusieurs groupes d'utilisateurs), publics
       (accessibles à tous les utilisateurs) ou libres (accessibles par connexion anonyme). Les
       espace de travail sont ensuite structurés en dossiers et sous dossiers.

       La partie cliente de  WFS  permet d'assurer la navigation dans les différents
       espaces de travail accessibles et d'assurer  l'administration.
 

       L'utilisation des documents partagés ce fait au travers de WFS par l'utilisation
       de viewers. Ces viewers peuvent être des applications externes (bureautique,
       traitement d'images...) ou des viewers internes (viewer html et gif). Les viewers
       internes sont des application écrites en Java et peuvent être développés pour
       des besoins particuliers.
 
 

 

       Les documents sont transférés du serveur vers le poste de travail, modifiés sur
       le poste de travail en utilisant les viewers et retransférés automatiquement sur le
       serveur.
 

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2.1 Connexion
Après le lancement de l'application, le fenêtre de connexion apparaît. Elle permet après avoir saisi votre Nom et votre Mot de passe et cliqué sur le bouton Connexion de se connecter a l'application.
                Cette fenêtre permet aussi de charger son mot de passe ou de se connecter à WFS de façon anonyme.
 

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2.2 Connexion anonyme
Pour se connecter de façon anonyme a WFS il suffit de cliquer sur le bouton Invité sans avoir à saisir de Nom et de Mot de passe.
Ce type de connexion permet d'avoir accès au espaces de travail libres.

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2.3 Changer son mot de passe
Au moment de la connexion il est possible de modifier son mot de passe sans avoir besoin de faire appel a l'administrateur.

Pour cela, dans le fenêtre de connexion principale cliquez sur bouton Mot de passe.

La fenêtre suivante apparaît. Saisissez alors votre Nom, votre Mot de passe actuel, votre Nouveau mot de passe ainsi que la confirmation du Nouveau mot de passe.

Cliquer ensuite sur le bouton Connexion.

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3 Les Fichiers de configuration
 
3.1 wfs.conf
Le fichier wfs.conf sert à paramètrer l'application WFS. Lors de l'installation une fichier wfs.conf.ref est crée. A partir de ce fichier de référence créez le fichier wfs.conf.
                Exemple de fichier wfs.conf
#######################################
#Fichier de configuration  de WFS                     #
#######################################
#Les lignes de commentaire commencent par le caractère #
#
#A partir de ce fichier de référence créer le fichier wfs.conf dans le répertoire
#d'installation de l'application après avoir apporté les modifications nécessaires
#au parametrage de votre site.
#
#Paramétrage base de données de type ORACLE
#db_type = oracle
#db_date = sysdate
#db_sequence = c_gims.nextval
#db_name = wfsdb (nom de la base de données)
#db_host = nom du serveur hébergeant la base de données
#db_port = 1526
#db_user = wfs
#db_password = wfs
#
#Paramétrage base de données de type  MYSQL
#db_type = mysql
#db_date = now()
#db_sequence = NULL
#db_name = wfsdb (nom de la base de données)
#db_host = nom du serveur hébergeant la base de données
#db_port = 3306
#db_user = wfs
#db_password = wfs
#
#Paramétrage du serveur Web
#webserver_name = nom du serveur Web
#webserver_port =  numéro de port du serveur Web
#
#Paramétrage de la messagerie
#smtpmailserver = nom du serveur SMTP
#smtpmailserver = NONE (si pas de messagerie)
#
#
#Répertoire local pour le chargement des documents
#burotx_localdir = E:\\Wfs\\Demo
#
#Répertoire temporaire
#burotx_tmpdir = E:\\Wfs\\Tmp
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3.2 wfsviewer.conf
Le fichier wfsviewer.conf permet de définir les viewers utilisés par WFS. Lors de l'installation un fichier wfsviewer.conf.ref est crée. A partir de ce fichier de référence créer le fichier wfsviewer.conf.
#######################################################
#Fichier de configuration des viewers externes de WFS                      #
#######################################################
#Les lignes de commentaire commencent par le caractère #
#
#Format général du fichier:
#wfs/mime-type|ext1,ext2|chemin absolu de l'exécutable "%"
#% et "%" représentent la façon de passer les paramètres a l'application
#
#Définitions des viewers externes
#Exemple de configuration pour MSOffice
#wfs/texteditor|doc,dot|C:\Msoffice\winword\winword.exe "%"
#wfs/spreadsheet|xls,xlc,xll,xlm,xlw|C:\Msoffice\Excel\Excel.exe "%"
#wfs/slides|ppt|C:\Msoffice\Powerpnt\Powerpnt.exe "%"
#
#Viewer HTML
#wfs/html|htm,html|C:\Program Files\Internet Explorer\Iexplore.exe "%"
#
#Viewer de son
wfs/sound|wav|C:\WINNT\System32\Sndrec32.exe "%"
#
#Viewer MoviePlayer
#wfs/mov|mov|c:\windows\Mplayer.exe "%"
#
#Viewermp3
wfs/mp3|mp3,MP3|E:\Music\WinAmp.exe "%"
#
#Viewer  d'images
wfs/image|gif,jpg,GIF|E:\Program Files\Paint Shop Pro 5\Psp.exe "%"
#
#Définition des viewers internes
#Viewer interne HTML
internal/html|htm,html|client.viewer.ViewerHtml
#
#Viewer interne d'image
#internal/image|gif,jpg|client.viewer.ViewerGif

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4 Les espaces de travail
 
4.1 Définition
Un espace de travail est un espace de stockage virtuel. L'espace de travail dans WFS est l'élément unitaire de partage. Un espace de travail doit être structuré en dossiers et sous dossiers pour pouvoir archiver des documents.

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4.2 Créer un espace de travail
Pour créer un espace de travail cliquer sur l'icône  .

 

Saisissez le champ Titre qui apparaîtra dans la colonne Espace de travail de WFS.

Le champ Description permet de décrire le contenu de l'espace de travail.

Le champ Type permet de spécifier le type d'espace de travail que vous voulez créer.
Un espace de travail peut être de type :

Le champ Publication permet ou non la publication de documents dans cet espace de travail.

Le champ Taille défini la taille de l'espace disque accordé a l'espace de travail sur le serveur.

Le champ Taille des fichiers défini la taille maximal d'un fichier que l'on peut publier dans cet espace de travail.

Le champ Actif défini la visibilité de cet espace de travail pour les utilisateurs autre que le propriétaire.

Pour valider la création de l'espace de travail cliquer sur le bouton Valider
Pour annuler la création cliquer sur 

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4.3 Modifier un espace de travail
Pour modifier un espace de travail, sélectionner le et cliquer sur l'icône 
Tous les champs sont modifiables.

Pour valider la modification du dossier cliquer sur le bouton Valider
Pour annuler la modification cliquer sur 

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4.4 Supprimer un espace de travail
Pour supprimer un espace de travail, sélectionner le et cliquer sur l'icône    une fenêtre de confirmation apparaît alors vous permettant de valider ou non votre choix.
Un espace de travail ne peut être supprimé que si il est vide c'est a dire si il ne contient aucun dossier et donc aucun document.

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5 Les Dossiers
 

5.1 Définition
Les dossiers servent à structurer un espace de travail. Un dossier peut être structuré en sous dossier.
Un utilisateur ne peut publier des documents que dans un dossier ou sous dossier.

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5.2 Créer un dossier
Pour créer un dossier cliquer sur l'icône 

Pour valider la création du dossier cliquer sur le bouton Valider
Pour annuler cliquer sur 

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5.3 Modifier un dossier
Pour modifier un dossier, sélectionner le et cliquer sur licone 
Tous les champs sont modifiables.
Pour valider la modification du dossier cliquer sur le bouton Valider
Pour annuler la modification cliquer sur 

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5.4 Supprimer un dossier
Pour supprimer un dossier, sélectionner le et cliquer sur l'icône    une fenêtre de confirmation apparaît alors vous permettant de valider ou non votre choix.
Un dossier ne peut être supprimé que si il est vide c'est a dire si il ne contient aucun document.

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6 Les documents
 
6.1 Créer un document
Pour créer un document, sélectionner un dossier puis faire un clic droit pour faire
apparaître le menu 

Cliquer sur l'option Document du sous menu.

Cette opération créee la fiche d'attachement du document (définissant le Titre, la Description...) et indexe le fichier associé sur le serveur.
 

Cliquer sur Nom du Fichier pour ouvrir la fenêtre de sélection de fichier.
Le champ Titre permet de définir le titre du document. C'est sous cet forme qu'il apparaîtra.
Le champ Description permet de définir les caractéristiques du document.
Le champ Taille est un champ informatif. A prés avoir sélectionner le fichier la taille du fichier en octets apparaîtra dans ce champ.
Le champ Type est inutilisé actuellement.
Le champ État permet de valider ou non la visibilité de ce fichier dans l'espace de travail.

Pour valider la création du document cliquer sur le bouton Valider
Pour annuler cliquer sur 
 

Sélectionner un fichier

Le répertoire de base de recherche est défini dans le fichier wfs.conf par la variable burotx_localdir

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6.2 Modifier un document
 

        6.2.1 Modifier un document
Pour modifier un document, sélectionnez le puis double-cliquer. Le document est alors tansféré du serveur vers le poste de travail, et est ouvert dans le viewer associé.Il est alors possible de modifier le document à l'aide du viewer. Une fois les modifications terminées enregistrer les modifications en utilisant la fonction Fichier/Enregistrer puis quitter le viewer.
Le fait de quitter le viewer entraine le transfert du document du poste de travail vers le serveur.

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        6.2.2Modifier la fiche d'attachement d'un document

Pour modifier la fiche d'attachement d' un document, sélectionner le document puis faire un clic droit pour faire apparaître le menu 

           Cliquer sur Modifier

 

Tous les champs sont modifiables.

Pour valider la modification du document cliquer sur le bouton Valider
Pour annuler la modification cliquer sur 

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6.3 Action sur un document
WFS permet de définir des actions sur un document. Une action correspond à la création d'une action et à l'envoi d'un email à un utilisateur pour attirer son attention sur une document (par exemple demander la validation du contenu d'un document).
L'utilisateur pourra ensuite faire une recherche des documents sur lesquels il a une action a réaliser.
Pour créer une action sur un document, sélectionner le document puis faire un clic droit pour faire apparaître le menu 

Cliquer ensuite sur Action
 


                Cette fenêtre affiche la liste des action en cours sur ce document.

Pour créer une nouvelle action sur ce document cliquer sur le bouton Nouveau.
Pour supprimer une action sélectionner l'action dans la liste et cliquer sur le bouton Supprimer.
Pour réaliser une action sélectionner l'action dans la liste et cliquer sur le bouton Réaliser
 

Création d'une nouvelle action.


 

Le champ Groupe permet de sélectionner le groupe d'utilisateur.
Le champ Utilisateur permet de sélectionner l'utilisateur.
Cliquer sur le label Destinataire pour définir l'adresse Email de l'utilisateur.
Le champ Titre permet de définir de titre de l'email qui sera envoyé a l'utilisateur.
Le dernier champ est une zone de texte permettant de définir l'action. Ce texte sera envoyé par email à l'utilisateur

Pour valider la création de l'action sur le document cliquer sur le bouton Valider
Pour annuler cliquer sur 

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6.4 Rechercher un document
Pour effectuer une recherche de document cliquer sur l'icône 

 

La recherche par Mots Clés s'effectue sur le titre et la description des documents.

La recherche par action s'effectue sur les actions à réaliser sur un document.

Pour valider la recherche cliquer sur le bouton Valider
Pour annuler cliquer sur 

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6.5 Envoyer un document
WFS permet l'envoi d'email avec éventuellement un document en pièce jointe. Pour que cette fonction soit valide il avoir déclarer la variable smtpmailserver dans le fichier de configuration wfs.conf.

Pour envoyer un email sans pièce jointe cliquer sur l'icône .
Pour envoyer un email avec un document en pièce jointe, sélectionner le document et cliquer sur l'icône .


 

Pour valider l'envoi du message cliquer sur le bouton Valider
Pour annuler  cliquer sur 

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6.6 Sauvegarder un document
Pour sauvegarder un document sur le poste de travail sélectionner le et cliquer sur l'icône 

 

Le champ Nom du fichier permet de définir le nom du fichier.
Cliquer sur le label Répertoire pour ouvrir la fenêtre de sélection de répertoire.

Pour sauvegarder le document cliquer sur le bouton Valider
Pour annuler cliquer sur 

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6.7 Supprimer un document
Pour supprimer un document, sélectionner le et cliquer sur l'icône    une fenêtre de confirmation apparaît alors vous permettant de valider ou non votre choix.

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7 Administration
 

 L'administration de WFS n'est accessible qu'a l'utilisateur admin. Il faut donc établir une connexion en utilisant le nom d'utilisateur admin.
L'utilisateur admin a la particularité de pouvoir créer des utilisateur et des groupes d'utilisateurs ainsi que d'accéder et d'administrer tous les espaces de travail.

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7.1 Gestion des groupes
Pour accéder à la liste des groupes cliquer sur l'icône 
Pour revenir à liste des espaces de travail cliquer sur l'icône 

7.1.1 Créer un groupe

Pour créer un groupe cliquer sur l'icône 

 
Le champ Nom permet d'attribuer un nom au groupe. Il apparaîtra ainsi dans la liste des groupes.
Le champ Description de décrire les caractéristiques du groupe.
Le champ Etat permet l'activation ou non de ce groupe. Un utilisateur appartenant à groupe non actif ne pourra pas se connecter.

Pour valider la création du groupe cliquer sur le bouton Valider
Pour annuler cliquer sur 

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7.1.2 Modifier un groupe
Pour modifier un groupe, sélectionner le et cliquer sur l'icône 
Tous les champs sont modifiables.
Pour valider la modification cliquer sur le bouton Valider
Pour annuler la modification cliquer sur 

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7.1.3 Supprimer un groupe
Pour supprimer un dossier, sélectionner le et cliquer sur l'icône    une fenêtre de confirmation apparaît alors vous permettant de valider ou non votre choix.
Un groupe ne peut être supprimé que si il est vide c'est a dire si il ne contient aucun utilisateur.

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7.2 Gestion des utilisateurs
Pour accéder a la liste des utilisateur cliquer sur l'icône 
Pour revenir à liste des espaces de travail cliquer sur l'icône 

Remarque : l'icône  permet de calculer une clé de connexion (avec date limite d'utilisation) par utilisateur. Cette fonctionnalité n'est pas utilisée actuellement mais le sera dans une prochaine version. Cette clé permettra aussi de limiter le nombre de variables à déclarer dans le fichier de configuration wfs.con.

7.2.1 Créer un utilisateur
Pour créer un utilisateur cliquer sur l'icône 
Le champ Nom permet de définir le nom de l'utilisateur.
Le champ Description permet de définir les caractéristiques de l'utilisateur.
Le champ Email permet de définir l'adresse email de l'utilisateur.
La case à cocher Avertissement permet d'avertir l'utilisateur propriétaire d'espaces de travail que des documents ont étés publiés dans son espace de travail.
Le champ Mot de passe permet de définir le mot de passe de l'utilisateur.
Le champ Permission permet de définir les permissions accorder à l'utilisateur :
  • Consultation : l'utilisateur ne peut que consulter les documents.
  • Publication : l'utilisateur à le droit de publier des documents.
  • Création : l'utilisateur à le droit de créer des espace de travail.
    • Le champ Etat permet d'activer ou désactiver un utilisateur. Un utilisateur à l'état inactif ne peut pas se connecter.

    La liste Groupes Primaires permet de définir la liste des groupes primaires de l'utilisateur.
    La liste Groupes permet de définir la liste des groupes dans lesquels l'utilisateur est invité.
     

    Pour valider la création cliquer sur le bouton Valider
    Pour annuler la création cliquer sur 

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    7.2.2 Modifier un utilisateur
    Pour modifier un utilisateur, sélectionner le dans la liste et cliquer sur l'icône 
    Tous les champs sont modifiables.
    Pour valider la modification cliquer sur le bouton Valider
    Pour annuler cliquer sur 

    Retour

    7.2.3 Supprimer un utilisateur
    Pour supprimer un utilisateur, sélectionner le et cliquer sur l'icône    une fenêtre de confirmation apparaît alors vous permettant de valider ou non votre choix.

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    8 Les viewers

    8.1 Les viewers externes
    Retour
    8.2 Les viewers internes
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    9 Paramétrage du serveur Web
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    10 Paramétrage de la base de données
    Retour
    11 Messages d'erreur
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